Menejemen Pengembangan Koleksi Perputakaan

PENDAHULUAN

            Perpustakaan  merupakan tempat   pengelolaan segala  macam informasi, baik dalam bentuk cetak maupun  terekam termasuk bahan-bahan mikro komputer  dan bahan hasil teknologi canggih lainnya untuk  kepentingan pendayagunaan bagi masyarakat luas. Hasil pengetahuan manusia yang semakin kompleks  itu direkam dalam bentuk perekaman berupa buku,  majalah, film, video, microcomputer, dan lain sebagainya. Bahan-bahan itu dihimpun, dikelola dan disusun berdasarkan aturan tertentu. Sehingga mudah untuk dimanfaatkan kembali secara berulang dalam tempo yang tidak terbatas.

            Koleksi perpustakaan sekarang tidak hanya berupa buku dan bahan cetak lainnya saja, tetapi meliputi  bahan-bahan bukan  buku.  Jadi pengertian  perpustakaan pun bergeser sesuai dengan perkembangan zaman. Sekarang  yang  penting dari pengertian koleksi ialah isi yang terkandung  dalam koleksi  itu. Yaitu informasi yang ada di dalamnya  bukan sekedar  wujud nyata dari koleksi tadi. Koleksi perpusta­kaan merupakan informasi dalam bentuk rekaman, baik  tertulis maupun tercetak dan terekam dalam bentuk rekaman  elektro­nik  seperti video, tape, mikro, dan lain-lain. Informasi dalam pengertian perpustakaan ialah suatu data atau fakta yang  mempunyai  arti  bagi  kepentingan  masyarakat luas.

            Perpustakaan harus selalu membina koleksi yang ada dengan cara melakukan dari suatu seleksi yang  sistematis dan terarah. Seleksi didasarkan pada tujuan, rencana, dan anggaran  yang  tersedia. Pustakawan di bidang pengembangan koleksi harus mengetahui betul apa tujuan  perpustakaan dan siapa masyarakat  pema­kainya.  Tujuan atau fungsi suatu perpustakaan tergantung dari jenisnya. Tetapi perpustakaan yang sejenis pun  tidak selalu mempunyai tujuan  

pokok  yang  benar-benar  sama. Pada dasarnya perpustakaan maupun pusat-pusat informasi merupakan satuan kerja yang mempunyai kegiatan pokok mengelola layanan di bidang informasi. Tugasnya mengumpulkan berbagai jenis informasi dari berbagai sumber dan mendayagunakannya sebagai sediaan untuk berbagai keperluan. Tujuan pokoknya untuk memberikan jasa kepada masyarakat pengguna jasa yang memerlukan informasi tertentu pada saat-saat tertentu. Karena itu pengelolaannya selalu berorientasi kepada upaya penciptaan kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, dan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan demikian tercipta pula kemudahan-kemudahan dalam proses pengumpulan, penyimpanan, dan proses pemanfaatannya.

MENGENAL JENIS BAHAN PUSTAKA

            Sebelum  menguraikan lebih lanjut mengenai  berbagai  jenis bahan pustaka, terlebih dahulu  akan dijelaskan arti dari pustaka itu sendiri yang  merupakan kata dasar dari perpustakaan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pustaka artinya kitab, buku.

            Sulistyo Basuki (1991), sebenarnya bahan pustaka artinya sama saja dengan pustaka. Bahan pusta­ka mencakup (a) karya cetak atau karya grafis  seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi,  dan  laporan; (b) karya non cetak atau karya rekam seperti  piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video;  (c) bentuk mikro  seperti mikrofilm, mikrofis, dan  microopaque;  serta  (d) karya dalam bentuk elektronik seperti dis­ket,  pita magnetik, dan kelongsong elektronik  (car­tridge)  yang diasosiasikan  dengan  komputer. Dalam pembahasan selanjutnya untuk semua terbitan dipakai istilah bahan pustaka. Kumpulan bahan pustaka dikenal dengan istilah koleksi perpustakaan. Berikut dijelaskan beberapa  jenis bahan pustaka, yakni :

A.  Karya Cetak

            Karya  cetak  adalah  hasil  pikiran  manusia  yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti: Buku. Bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan  yang utuh dan paling umum terdapat dalam koleksi perpusta­kaan.  Berdasarkan  standar  dari  Unesco tebal  buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit  maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, teks, dan rujukan.

            Terbitan  berseri.  Bahan  pustaka  yang  direncanakan untuk  diterbitkan  terus dengan jangka waktu terbit tertentu.  Yang  termasuk  bahan  pustaka  ini  adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan,  dan lainnya),  laporan  yang terbit  dengan jangka  waktu tertentu  seperti  laporan tahunan, triwulanan,  dan sebagainya.

B.  Karya Non Cetak

            Karya  non cetak adalah hasil pikiran manusia  yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku  atau majalah,  melainkan dalam bentuk lain seperti  rekaman suara,  video, gambar, dan sebagainya. Istilah  lain yang  dipakai untuk jenis ini adalah bahan  non  buku, ataupun  bahan  pandang dengar.  Yang termasuk  dalam jenis bahan pustaka ini.

            Rekaman suara atau sound recording. yaitu bahan pusta­ka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh  untuk  koleksi adalah  buku  pelajaran  bahasa Inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset. Gambar  hidup  dan rekaman video (motion  picture  and video  recording). Yang termasuk dalam  bentuk  ini adalah  film dan kaset video. Kegunaannya selain  bersifat  rekreasi juga dapat dipakai  untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai yaitu bagaimana cara menggunakan perpustakaan.

            Bahan grafika (graphic materials). Ada dua tipe  bahan grafika  yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat  lang­sung  (misalnya lukisan, bagan, foto,  gambar  teknik, dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan  bantuan alat (misalnya  selid, transparansi, dan filmstrip).

            Bahan  kartografi  atau cartographic  materials.  Yang termasuk  dalam  jenis ini adalah  peta, atlas,  bola dunia, foto udara, dan sebagainya.

C.  Microform

            Bentuk  mikro adalah suatu istilah  yang  digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media  film dan tidak dapat dibaca dengan  mata biasa melainkan harus  memakai alat yang  dinamakan  micro-reader.  Bahan  pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak  dimasukkan dalam bahan non cetak. Hal  ini disebabkan karena informasi yang tercakup  di  dalamnya meliputi  bahan tercetak seperti majalah, surat  kabar dan sebagainya. Ada 3 macam bentuk mikro yang  sering menjadi koleksi perpustakaan yakni:

Mikrofilm.  Bentuk mikro dalam gulungan  film.  Ada beberapa ukuran, yaitu 16 mm dan 35 mm. Mikrofis  (microfich).  Bentuk mikro  dalam  lembaran film dengan ukuran 105x148 mm (standar) dan 75x125 mm. Microopaque.  Yaitu bentuk mikro di mana informasinya dicetak  ke dalam kertas yang mengkilat  tidak  tembus cahaya. Ukurannya sebesar mikrofis.

PEMBINAAN BAHAN PUSTAKA       

Pembinaan bahan pustaka merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam upaya mengembangkan koleksi perpustakaan agar dapat berdayaguna dan berhasil guna demi kepentingan masyarakat yang dilayani. Untuk itu perlu dibina dan dikembangkan secara terus menerus agar dapat merangsang dan mendorong pemakai untuk selalu belajar sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Sehingga pemakai menjadi lebih cerdas dan terampil dalam menunjang pembangunan nasional.

Secara umum pembinaan bahan pustaka mencakup 2 aspek kegiatan, yakni Perencanaan dan Pelaksanaan

1.             Perencanaan

Perkembangan IPTEK menyebabkan jumlah informasi dan kebutuhan masyarakat beragam, tingkat dan bentuk penyajian berbeda. Sehingga diperlukan suatu pemikiran di dalam merencanakan pengembangan bahan pustaka, antara lain :

a.             identifikasi bahan pustaka sesuai kebutuhan pemakai hendaknya relevan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan

b.             menetapkan kebijakan dalam kegiatan pengadaan, misal :

§  apa yang diprioritaskan, jumlah judul atau jumlah eksemplar.

§  buku dengan subyek tertentu.

c.              anggaran

Anggaran direncanakan dan diadakan setiap tahun dalam upaya meningkatkan koleksi agar dapat memenuhi kebutuhan pemakai.

d.             kerjasama perpustakaan

Untuk meningkatkan jasa layanan informasi dapat bekerjasama dengan perpustakaan atau instansi lain dengan cara :

§  silang layan.

§  jaringan informasi.

2.             Pelaksanaan

Langkah-langkah yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan, antara lain :

a.       mengumpulkan alat bantu seleksi.

b.       mengadakan pemilihan.

c.       membuat daftar pengadaan.

d.       melaksanakan pengadaan.

e.       inventarisasi.

f.        mengolah bahan pustaka.

g.       menyusun dan menyajikan bahan pustaka

h.       memeliharan, dan.

i.         penyiangan.

SELEKSI BAHAN PUSTAKA

Seleksi  bahan pustaka merupakan  kegiatan  inti perpustakaan dalam bidang pengelolaan koleksi. Penye­leksian bahan pustaka untuk perpustakaan tidak berdiri sendiri. Ada beberapa segi yang  harus diperhatikan, yaitu  untuk siapa perpustakaan diselenggarakan,  apa keperluan  pemakai, bahan pustaka apa  yang  digunakan dan bagaimana memanfaatkannya. Untuk itu perlu  mene­tapkan  suatu  selection policies dalam collection development  agar koleksi yang disediakan tidak menyimpang dengan  tujuan pendirian  perpustakaan  yang  telah ditetapkan  sebelumnya.

            Seleksi bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan  pengadaan yang cukup penting dan  perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Seleksi dapat menjembatani  kebutuhan  pemakai  dan  sarana  yang ada di perpustakaan. Suatu perpustakaan tidak akan ada artinya bila koleksi  yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan  pemakainya. Seleksi atau pemilihan merupakan suatu persoalan yang cukup penting  dalam pembinaan  dan pengembangan  suatu perpustakaan. Tersedianya  koleksi yang kualitatif dan kuantitatif  memadai, merupakan salah satu faktor pokok bagi berhasilnya penyelenggaraan perpustakaan. Oleh  kare­na itu koleksi perpustakaan harus dipupuk secara terus-menerus  dengan penuh ketelitian dan kecermatan. Apabila koleksi  yang dimiliki itu tidak sesuai  dengan  kebutuhan masyarakat pemakai, perpustakaan akan kehilangan fungsinya. Karena masyarakat  tidak tertarik lagi mengunjungi  dan memanfaatkan jasa layanan yang disediakan. Sebaliknya bila koleksi yang ada sesuai dengan minat dan kebutuhan masyarakat, koleksi tersebut akan  didayagunakan dengan sebaik-baiknya, dan dapat menjaring pemakai perpusta­kaan dengan sebanyak-banyaknya.

            Pustakawan harus menyusun daftar buku yang perlu dipertim­bangkan  oleh panitia pengadaan buku. Dengan  demikian nasihat  Pustakawan akan dipertimbangkan lebih mendalam. Untuk mampu membuat senarai buku yang akan dibeli,  Pusta­kawan harus mengetahui masalah perbukuan, memahami kebutu­han pemakai,  dan mengetahui  anggaran yang tersedia serta  sering membaca berbagai timbangan buku. Pustakawan harus mengunjungi  pameran buku  dan  mengusahakan untuk memperoleh katalog penerbit atau daftar buku  baru  dari perpustakaan lain serta harus cinta pada buku. Uraian secara rinci mengenai kegiatan ini dapat dilihat pada pembahasan tentang proses seleksi.

Seleksi  adalah proses memutuskan bahan  pustaka mana yang diperlukan sebagai koleksi perpustakaan. Ini melibatkan beberapa dasar, sehingga informasi tersebut sesuai. Memutuskan  apakah informasi  yang  dikandung dalam  bahan pustaka tersebut sesuai dengan  harganya atau memutuskan apakah bahan pustaka itu dapat diteri­ma.  Pada hakikatnya itu merupakan  penentuan  secara sistematis kualitas dan nilai. Seleksi adalah bentuk dari  pengambilan  keputusan. Semua itu tidak selalu dapat mengidentifikasi  bahan yang  sesuai.   Tetapi pengambilan  keputusan   tersebut  sangat  diperlukan.

1.       Tujuan Seleksi

Tujuan  seleksi yaitu  mengembangkan koleksi perpustakaan dengan  baik dan seimbang. Sehingga mampu melayani kebutuhan pema­kai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini  serta yang akan datang. Tujuan tersebut memang mulia  namun haruslah  diingat bahwa  dana  terbatas serta masih  banyak kendala lainnya. Dengan  demikian  seleksi  sangat  terikat  pada bahan  apa yang perlu dipasok, kualitas dan  subyek, baik berkaitan dengan penyediaan bahan yang sudah  ada maupun untuk memenuhi kebutuhan  masyarakat  pemakai dengan syarat tidak keluar dari pola yang telah digariskan lebih dulu dalam bentuk kebijakan  pemilihan. Untuk mencapai semuanya itu seleksi bahan pusta­ka berfungsi sebagai:

Ø  filter yang mampu menyaring stock  dari materi yang  tidak diinginkan oleh politis

      dan masyarakat.

Ø  pengarah (pedoman) pasokan stock sehingga pada waktu tertentu  dapat  dicapai  suatu kondisi stock dengan  kualitas tertentu. Hal  ini disebabkan karena prinsip utama seleksi berpegang kepada acuan yang terbaik dari semua yang baik.

2.       Pentingnya Seleksi

Tugas utama setiap perpustakaan ialah membangun koleksi  yang kuat demi kepentingan pemakai perpusta­kaan.  Kualitas jasa yang diberikan serta kepuasan pemakai  banyak  tergantung  pada tersedianya koleksi. Betapa pun baiknya staf perpustakaan, tidak akan berdaya  bila  koleksi  yang tersedia tidak mendukung­nya. Koleksi yang tersedia tersebut patut dikembangkan dengan prosedur seleksi/pemilihan yang terencana.

Seleksi harus memenuhi kandungan makna dari penyediaan bahan pustaka, yaitu pasokan bersifat siap pakai untuk kebutuhan  masa  depan dan  mampu mengawal (menjaga/menghindarkan)  dari  sesuatu yang tidak diinginkan dengan cara stock acquisition yang  selektif.  Dengan ikatan  kriteria tersebut pasokan bahan pustaka akan tidak mubazir, tidak kadaluarsa dan dibutuhkan  masya­rakat untuk mendukung kondisi yang diharapkan di masa depan. Disamping itu seleksi harus mampu menghindarkan pasokan yang tercemar unsur-unsur yang tidak  dikehen­daki atau yang  dapat mencemarkan kondisi  yang dirancang.

SARANA SELEKSI

Untuk melakukan  tugas  pemilihan,  Pustakawan memerlukan  sarana yang dipakai untuk membantu kegiatan proses seleksi yaitu alat  bantu seleksi dan verifikasi  dalam pengadaan bahan pustaka. Seperti katalog penerbit, majalah timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar penerimaan buku baru. Alat bantu seleksi biasanya untuk mengetahui apakah suatu koleksi/bahan pustaka sesuai atau tidak dengan keperluan dan tujuan perpustakaannya. Sementara alat bantu  identifikasi dan verifikasi berguna untuk mencocokan  data   biblio­grafi   yang  kurang  lengkap. Semuanya itu perlu dipantau secara seksama guna memperoleh hasil yang memuaskan.

Dengan alat bantu tersebut Pustakawan dapat  memesan bahan pustaka ke sumber yang benar atau tempat  yang  se­suai.  Karena semua informasi baik cara memesan maupun alamatnya telah dicantumkan. Pustakawan diharapkan dapat mengenal, mengetahui ciri-cirinya, serta dapat menggunakan alat bantu seleksi tersebut dengan tepat. Sehingga akan diperoleh suatu koleksi perpustakaan yang betul-betul sesuai dengan tujuannya masing-masing.

            Alat bantu seleksi  itu banyak sekali jenisnya. Masing-masing  mempunyai kelebihan dan kelemahan.  Seperti  bibliografi, saran pembaca, timbangan buku di surat kabar dan majalah.  Sarana  pemilihan ini  secara garis besar  dibagi dalam dua kelompok.Alat bantu seleksi biasanya dipakai untuk verifikasi data bibliografi atau untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.  Alat bantu seleksi yang perlu dikenal oleh pustakawan diantaranya:

1.       Kartu pesanan

Kartu ini biasanya diletakkan pada meja sirkulasi atau diruang baca perpustakaan.

2.       Daftar buku beranotasi dengan rekomendasi

Daftar buku ini diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional setiap tahun.  Daftar buku ini dilengkapi dengan ringkasan isi buku dan rekomendasi tentang kelebihan isi buku.

3.       Daftar buku IKAPI

Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI) setiap tahun menerbitkan daftar buku terbitan para penerbit anggota IKAPI. Daftar buku ini disusun secara alfabetis nama penerbit.

4.       Daftar buku dari Penerbit.

Untuk mempromosikan terbitannya, biasanya penerbit menerbitkan daftar buku yang disebarkan ke perpustakaan-perpustakaan atau kepada umum pada waktu penyelenggaraan pameran.

5.       Resensi buku di surat kabar dan majalah

      Surat kabar atau majalah tertentu secara rutin ada yang memuat resensi atau timbangan buku terbitan terbaru.

6.       Data statistik : untuk mengetahui kualitas dan kuantitas dayaguna koleksi.

Pesanan Buku	No.
Pengarang :
Judul Buku :
Penerbit	Tahun :
Indentitas pemesan
Nama :	No. Telp.
Alamat :
Status :	Tgl. Pesan :

 

PROSES SELEKSI                                                                

Untuk melakukan proses seleksi hal yang perlu dilakukan adalah langkah evaluasi dan seleksi. Evaluasi merupakan penilaian terhadap isi kandungan bahan pustaka, sedangkan seleksi adalah menentukan apakah bahan pustaka tersebut memenuhi kebutuhan pengguna jasa perpustakaan atau tidak.

Dengan demikian survei terhadap kebutuhan pengguna jasa dan survay judul bahan pustaka terbitan terbaru menjadi langkah yang sangat diperlukan.

Adapun kegiatan survei tersebut adalah sebagai berikut      :

1.       Survei Kebutuhan Pengguna Jasa

Kegiatan ini dapat dilakukan melalui data statistik dalam layanan antara lain data pengunjung, data peminjam, data peminjaman atau data lain yang dapat menunjukkan bahan pustaka yang paling diminati pemakai, atau bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai perpustakaan.  Data lain dengan mengumpulkan kartu pesanan pemakai yang sudah disediakan dan di isi oleh pemakai perpustakaan.

2.       Survei Judul Bahan Pustaka

Survei judul bahan pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan berbagai alat bantu seleksi.  Pada kegiatan ini sekaligus dapat diteruskan dengan tahap menentukan judul-judul bahan pustaka yang dibutuhkan.

Judul yang dipilih dicatat ke dalam lembar seleksi, apabila hasil pencatatan (seleksi) melalui alat bantu masih belum memenuhi target, maka pustakawan (tim seleksi) dapat melakukan pelacakan (hunting) ke toko-toko buku atau penerbit.  Hasil seleksi tersebut yang sudah dicatat ke dalam lembar seleksi kemudian dikumpulkan untuk lampiran pemesanan pengadaan bahan pustaka.

Contoh Lembar Seleksi  

No.	Judul	Pengarang	Penerbit	Tahun	Harga	Eks	Total  harga

3.       Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh selektor    :

ü   Pilihan disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan pengguna jasa perpustakaan, dan tidak bertentangan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.

ü   Dipilih untuk pengguna jasa.  Dihindari jangan sampai memilih buku dipengaruhi oleh selera pribadi pustakawan atau sekelompok orang saja.

ü   Buku yang dipilih membawa manfaat kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa, baik yang bersifat informatif, inspiratif maupun rekreatif.

ü   Jangan membeli (mengadakan) buku-buku yang terlarang.  Buku-buku yang tidak boleh beredar di masyarakat sewaktu-waktu diumumkan oleh Pemerintah.  Seorang selektor dan pustakawan harus benar-benar hati-hati mengetahui buku-buku yang tidak boleh beredar di masyarakat.

ü   Sebelum mengadakan buku, sebaiknya membuat rencana yang jelas dan mengetahui jumlah anggaran yang disediakan, sehingga pemilihan koleksi dapat disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Pengadaan bahan pustaka adalah suatu upaya untuk menambah koleksi yang dimiliki perpustakaan agar dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Dalam pengadaan, harus mempertimbangkan pemakai, tujuan serta misi yang diemban perpustakaan. Pengadaan sangatlah tergantung dari pemilihan atau seleksi serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini haruslah ditangani dengan sungguh-sungguh. Secara umum pengadaan bahan pustaka terdapat beberapa cara, yakni : a). Membeli.  b). Tukar menukar. c). Membuat sendiri. d). Sumbangan atau hadiah. E). Menerima titipan

1.       Pengadaan Melalui Pembelian

            Beth Wheeler Fox (1990) menyatakan bahwa perpustakaan dalam  melakukan pembelian dapat langsung  memesan  dari penerbit, toko buku, dan membeli dari pedagang besar (wholesaler/jobber). Dari  ketiga cara  pembelian  di atas mana yang paling baik, tergantung dari keperluan perpusta­kaan  itu sendiri. Hal ini karena semua cara pasti ada kebaikan  dan  kekurangannya.  Namun  menurut pengalaman, banyak perpustakaan (pustakawan) melakukan pembelian bahan pustaka dengan cara memesan melalui jobber.

            Setiap  judul  dari hasil pemilihan, perlu diperiksa lagi, apakah buku  tersebut sudah  ada  dalam  jajaran  koleksi  perpustakaan  atau sedang dipesan.  Judul-judul itu  kemudian dibuatkan  slip  dan  disusun   menurut  aturan   tertentu.

2.       Pengadaan Melalui Pertukaran dan Hadiah

            Tukar menukar dan hadiah (sumbangan) merupakan  aspek yang  perlu diperhatikan oleh Pustakawan dalam  proses pengadaan  bahan pustaka yang hendak ditambahkan ke dalam koleksi. Bahan pustaka yang diperoleh melalui  tukar menukar dan hadiah mempunyai potensi yang cukup besar dalam pengembangan koleksi  suatu perpustakaan. Karena dalam hal  ini dapat diperoleh  secara  cuma-cuma, sepanjang  bahan pustaka tersebut  benar-benar  sesuai  dengan  tujuan dan fungsi  perpustakaan.   Kegiatan pengadaan bahan pustaka dengan jalan melaku­kan pertukaran (tukar-menukar) seperti ini memiliki beber­apa keuntungan  seperti menghemat biaya  / anggaran dan memungkinkan pertukaran semua jenis dokumen.  Kerugiannya adalah dokumen yang diterima tidak selalu memenuhi kebutu­han. Untuk melaksanakan pengadaan melalui pertukaran  ini perlu disepakati terlebih dulu mengenai  sifat dokumen yang patut dipertukarkan, nilai dokumen, dan syarat pertu­karan, misalnya 1 banding 1 dengan tidak memandang  berat, tebal tipis publikasi, harga, maupun bahasa.

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam mengelola bahan pustaka berasal dari hadiah, yakni;

o   Hadiah melalui permintaan

• mempersiapkan daftar donatur perpustakaan yang  akan dihubungi
• meminta daftar buku atau katalog yang akan dihadiahkan
• lakukan pemilihan terhadap bahan pustakan yang sesuai
• membuat daftar permohonan bahan pustaka yang dibutuhkan
• kirimkan surat permohonan beserta daftar buku tersebut.
• apabila perpustakaan menerima sumbangan bahan pustaka cocokkan dengan daftar permohonan.
• mengirim ucapan terima kasih  sebagai tanda bahwa sumbangan telah diterima
• bahan pustakan tersebut diberi stempel perpustakaan dan nomor induk
• memproses bahan pustaka agar  dapat dimanfaatkan.

o   Hadiah tidak atas permintaan

• bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantarnya
• mengirim surat ucapan terima kasih, sebagai tanda bahwa bahan pustaka telah diterima
• mengevaluasi/seleksi bahan pustaka  tersebut  apakah sesuai dengan tujuan perpustakaan dan kebutuhan   pemakai.

Kalau sesuai  segera  diproses, jika  tidak  maka  bahan pustaka itu disimpan sebagai bahan  pertukaran  atau dihadiahkan pada perpustakaan yang memerlukan.

3.       Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka dengan penerbitan sendiri banyak dilakukan oleh suatu perpustakaan, seperti laporan tahunan, buku pedoman, buletin, majalah, katalog perpustakaan, bibliografi, indeks, abstrak, dan lain-lain.

INVENTARISASI

            Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik  berasal dari pembelian, hadiah, pertukaran atau titipan terlebih  dulu  perlu diadakan pemeriksaan jumlah  buku dengan  dokumennya (surat  pesanan, pengantar) apakah sesuai atau tidak. Setelah diperiksa dan sesuai dengan dokumen  kemudian  di stempel  kepemilikan  dan cap  untuk  Nomor induk buku atau stempel inventaris. Pemberian stempel kepemilikan masing-masing perpustakaan tidak perlu sama nomor halamannya, karena merupakan nomor rahasia bagi perpustakaan yang bersangkutan. Ada perpustakaan yang membubuhkan cap kepemilikan di balik halaman judul (halaman verso). Pada nomor tertentu (halaman 12) dengan kelipatannya. Hingga halaman terakhir dari buku itu. Jika bukunya tebal perlu pula diberi stempel kepemilikan pada pinggir sisi atas, bawah, dan kanan dari buku tersebut. Pembubuhan stempel tidak boleh mengganggu teks buku, kalau terpaksa usahakan agar sedikit mungkin mengenai teks tersebut.

            Pencatatan  bahan  pustaka dibedakan  menurut  bentuknya,  seperti bahan pustaka dalam bentuk buku dicatat dalam buku induk,  majalah  dicatat  dalam kartu majalah dan koran. Bahan pustaka dalam bentuk  khusus (bahan pandang dengar) dicatat dalam  buku  induk  tersendiri. Buku induk atau accession book adalah buku yang mencatat semua koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Data yang perlu dimasukan dalam buku induk meliputi beberapa kolom, yakni:

v  Tanggal 

v  Nomor 

v  Pengarang

v  Judul.

v  Penerbit.

v  Tahun terbit.

v  Cetakan/Edisi

v  Asal.

v  Harga.

v  Keterangan.

Kolom-kolom itu bisa ditambah disesuaikan dengan keperluan masing-masing. Misal ingin menambah kolom bahasa, apabila hendak membuat statistik berdasarkan bahasa dokumen.

A.        Contoh Buku Induk

Tgl	Nomor	Pengarang	Judul	Penerbit	Kota Terbit	Tahun Terbit	Cet./ Ed	Asal				Harga Rp	Ket.
								P	H	Tm	T
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

B.       Contoh Kartu Majalah

 

Contoh kartu surat kabar

C.     Contoh Surat Kabar

 

D.      Contoh : buku induk untuk bahan pustaka bukan buku

Tgl

Asal

Pengarang

Judul

Tahun

Nomor Induk

P

H

T

F

P

PR

S

MF

CD

Vcd

Penjelasan :

√        Untuk kolom tgl, pengarang, judul dan tahun, pengisisan sama seperti pada buku induk pada bahan pustaka bentuk buku

√        Untuk kolom asal, diisi dari mana bahan pustaka bukan buku itu diterima apakah dari pembelian, hadiah, atau tukar menukar, apabila diterima dari pembelian ditulis “P” dari hadiah ditulis “H” dan dari pertukaran ditulis “T”

√        Pengisian kolom nomor induk :

-        F       =    Film

-        P       =    Peta

-        PR     =    Pita rekaman / kaset / pita suara

-        S       =    Slide

-        MF   =    Mikrofilm

-        CD    =    Compact Disk

-        Vcd   =    Video compact disk

-        Dst.

P E N U T U P

            Koleksi perpustakaan sekarang tidak hanya berupa buku dan bahan cetak lainnya saja, tetapi meliputi  bahan-bahan bukan  buku.  Jadi pengertian  perpustakaan pun bergeser sesuai dengan perkembangan zaman. Sekarang  yang  penting dari pengertian koleksi ialah isi yang terkandung  dalam koleksi  itu. Yaitu informasi yang ada di dalamnya  bukan sekedar  wujud nyata dari koleksi tadi. Koleksi perpusta­kaan merupakan informasi dalam bentuk rekaman, baik  tertulis maupun tercetak dan terekam dalam bentuk rekaman  elektro­nik  seperti video, tape, mikro, dan lain-lain. Informasi dalam pengertian perpustakaan ialah suatu data atau fakta yang  mempunyai  arti  bagi  kepentingan  masyarakat luas.

Pemilihan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menye­leksi bahan pustaka yang akan ditambahkan ke dalam  kolek­si.  kegiatan  ini merupakan kegiatan yang  paling  sulit.

Oleh  karenanya memerlukan tenaga yang terampil  dan  berwawasan luas. Selain harus tahu mengenai fungsi dan tujuan perpustakaan, Pustakawan juga harus mengenal betul masya­rakat yang dilayani, mengetahui bahan pustaka yang beredar di  pasaran, mengetahui prinsip-prinsip  seleksi,  mampu memilih dan mempergunakan alat bantu seleksi.

            Alat bantu seleksi  itu banyak sekali jenisnya. Masing-masing  mempunyai kelebihan dan kelemahan.  Seperti  bibliografi, saran pembaca, timbangan buku di surat kabar dan majalah.  Sarana  pemilihan ini  secara garis besar  dibagi dalam dua kelompok.Alat bantu seleksi biasanya dipakai untuk verifikasi data bibliografi atau untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.

Secara umum pengadaan bahan pustaka terdapat beberapa cara, yakni : melalui Pembelian,   Tukar menukar,  Membuat sendiri, Sumbangan atau hadiah,  dan  Menerima titipan. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik  berasal dari pembelian, hadiah, pertukaran atau titipan terlebih dulu  perlu diadakan pemeriksaan jumlah  buku dengan dokumennya  (surat  pesanan, pengantar) apakah sesuai atau tidak. Setelah diperiksa dan sesuai dengan dokumen  kemudian  di stempel  kepemilikan  dan cap  untuk  nomor induk buku atau stempel inventaris.

C A T A T A N

Evans,  G. Edward.  Developing  libraries  and  informa­tion center  collection. 2 nd. ed. Littleton,  Colorado  : Libraries unlimited, 1987.

Fox,  Beth Wheeler. Behind the scenes at the  dynamic library  :  simplifying essential  operations.  Chicago  : American Library Association, 1990.

New York : Holt, Rinehalt and Winston,  1980.

Spiller,  David.  Book   selection :  an introduction  to principles and practice.  4 th ed. London : Clive Bingley, 1986.

Sulistyo-Basuki. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1991.

    _______________. Teknik  dan jasa dokumentasi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1992.

Yulia, Yuyu. Pengadaan bahan pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka, 1993.